٥ نصائح لإدارة فروع مطعمك المتعددة بكفاءة عالية
إرشادات نحو الإدارة المثالية في المطاعم والفنادق
19 December, 2019 by
٥ نصائح لإدارة فروع مطعمك المتعددة بكفاءة عالية
iHoreca Blog Team

هل تفكر في توسيع مدى خدمات الأغذية والضيافة التي تقدمها عبر علامة مطعمك التجارية؟ لعلك تفكر في تدشين فرع أو مجموعة من الفروع لمنشأتك في مواقع محلية أو دولية مختلفة! 

نعم، يمكننا القول أن اختيار الموقع الأنسب لمطعمك هو إحدى التحديات الأصعب التي قد تواجهك خلال مسيرة تدشين مطعمك الأساسي أو تدشين واحدة من فروعه الجديدة، ولكنها قد تكون مهمة أسهل إن اتبعت دليل آي هوريكا لاختيار المقع المثالي للمطعم من خلال مقالنا: " قبل أن تختار موقعًا لمطعمك .. اطلع على هذه النصائح أولًا ".

كما أن ترتيب قائمة أولوياتك فيما يتعلق بالخطوات التي يجب اتخاذها لتدشين المطعم بمثالية تعد مهمة شاقة أخرى تقف عائقًا أمام تحقيق أهدافك، تلك أيضًا نساعدك على تخطيها من خلال تقديم مجموعة من الخطوات التي يمكن أن تساعدك من خلال مقالنا: "١١ خطوة تساهم في بناء وتدشين مطعمك بمثالية "

ولكن السؤال هنا، هل تمتلك مطعم وتسعى لبناء وتدشين فروع أخرى منه؟ إن كانت الإجابة بنعم فأنت أمام مهمة خاصة تتطلب الاهتمام بالعديد من الجزئيات وتوفير العديد من المتطلبات الأساسية، ففي نهاية العام قد تمتلك أكثر من ١٠ مطاعم، ولكن لن يكون هناك سوى مطعم واحد فقط منهم يعمل بالكفاءة والمثالية المطلوبة، فكيف يمكنك التأكد من أن مطعمك العاشر يعمل بنفس كفاءة مطعمك الأول؟ 

فبالنسبة لبعض الملاك، مطعم واحد يكفي لإتمام الأغراض وتحقيق الأرباح المستهدفة، بينما للبعض الآخر، الحلم أكبر من ذلك بكثير، فمنهم من يفكر في توسيع نطاق العلامة التجارية بالتوافق مع نطاق الأرباح، ومنهم من يسعى لتطوير الفكرة وطرح أبعاد مبتكرة منها عبر مجموعة من خدمات الضيافة والأغذية المتنوعة، ومنهم كذلك من يسعى نحو تقديم مفاهيم جديدة كليًا أو إضافة شكل آخر من الخدمات إلى قائمة مهام المطعم، ولكي يتم تحقيق ذلك ما عليك سوى البحث عن الاتساق الكامل بين فروع مطعمك المختلفة إلى جانب إنشاء عملية إدارة مبسطة في كل موقع.

فلا تعني إدارتك المثالية لمطعم واحد أنك قادر على إدارة جميع فروعك بنفس المثالية، ولكنها كذلك ليست مستحيلة، فليس عليك سوى التعرف على التحديات التالية وكيفية مواجهتها:

Odoo image and text block

١- القدرة المالية

قبل كل شيء، يجب أن تحدد مدى استطاعتك المالية لتدشين فرع جديد لمطعمك، هل تدعم خططك وإحصائياتك المالية فكرة التوسع؟ فالأمر هنا يختلف عن متابعتك لإحصائيات التفاعل عبر حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي التي تمتلكها، فالمبيعات والأرباح أمران يمثلان عائقًا أمام نجاح تجارتك.

فقد لا يكون الآن هو أفضل وقت للمغامرة في حي أو مدينة أو محافظة جديدة، سواء كان هدفك هو فتح موقع جديد، أو الاستثمار في معدات جديدة، أو فكرة مبتكرة، أو مجرد إدارة التدفقات النقدية خلال الأشهر القليلة المقبلة لزيادة الأرباح، ففي كل الأحوال ستحتاج إلى مصدر تمويل موثوق به لتحويل أحلامك لواقع حقيقي.

لذا لا تتسرع في اتخاذ قرار التوسع بدون دراسة مقننة وواضحة لأبعاد قدرتك المادية بكافة التفاصيل الإنشائية المتعلقة بتصميم المكان والتأجير وتعيين طواقم العمل وشراء المعدات والخامات وتجهيز أجواء التذوق المثالية التي ترغب في إيجادها داخل صالة الطعام أو حتى حول محيطها.

Odoo image and text block

٢- موازنة الاهتمام

وهي أيضًا واحدة من التحديات التي ستواجهك خلال رحلة تدشين فروع أخرى من مطعمك، فمن السهل أن تكتسح في إثارة نمو أعمالك المستقبلية، ولكن من الصعب التغاضي عن الأماكن والأشخاص الذي كانوا السبب وراء هذه الإثارة، لأنه بضعف الاهتمام وتخصيص الوقت والجهد والموارد لها قد يؤول الأمر إلى إفساد جميع ما تم تحقيقه من نجاح.

فاهتمامك كمدير عام لسلسلة المطاعم أو مالك للعلامة التجارية أصبح مقسمًا بين فروعك المختلفة، سواء وفق معيار الوقت أو الجهد الرقابي أو تدريب الموظفين أو الاستماع للشكاوى والمقترحات أو متابعة جودة الأغذية وخدمات الضيافة المقدمة، وإجراءات ومعايير الصحة والنظافة المتبعة، وكذلك الاهتمام بتوفير المنتجات والسلع والاتفاق مع الموردين والمساهمين، أو حتى تصويب الاهتمام نحو عمليات الجرد السنوية التي ستصبح بلا أدنى شك أكثر تعقيدًا، وغيرها الكثير من الأمور والمتعلقات التي تستهلك الكثير من اهتمامك.

لذا يجب عليك دائمًا موازنة الاهتمام بين هذه المهام وتوزيع الأدوار بين فرق العمل وإيجاد حلقة إدارية منظمة ومتصلة بين مديري كل فرع ليصبح الشكل الهيكلي الإداري للمنظمة – أو لعلامتك التجارية – أكثر سلاسة واتساقًا ونفاذًا في تنفيذ عمليات التشغيل دون أن يقع على عاتقك المزيد من الجهود التي لا تحتاج إليها في مثل هذا الوقت، وهو الحل الأنسب والأفضل لإيجاد اهتمام أكبر بأدق التفاصيل المتعلقة بعمليات التشغيل التابعة لكل فرع من فروع علامتك التجارية، ولكن لا تنسى أن تجدول زياراتك المنتظمة بين جميع الفروع الخاصة بك من منطلق الرقابة المستمرة وإخضاع جميع العمليات للمتابعة الدورية.

Odoo image and text block

٣- التجربة المتسقة

كأمواج البحر المتسقة في اتجاهها، يجب أن تكون تجارب وأجواء التذوق لديك، فلا مجال لوجود تفاوت أو فرق بين فرع وآخر، بل يجب أن تصب جميع الأغذية والخدمات المقدمة إلى العملاء والمقبلين في مصلحة الفكرة التي تقدمها والمذهب الذي تعتنقه في الطهي وخدمة الضيافة المقدمة.

وهي مهمة حرجة، خاصة عندما يتعلق الأمر بإنشاء وتدشين إحدى الفروع الجديدة لعلامتك التجارية، حيث يتحدد مدى سعادة العملاء بتدشينك لمطعمك الجديد وفقًا لمدى الجودة التي تتسم بها علامتك التجارية والتي استطعت أن تبنيها على مدار الفترات السابقة، فكلما حرصت على تقديم تجارب وأجواء تذوق مثيرة ولا تقارن، كلما كانت مهمتك أسهل وأكثر فعالية عندما تتوجه لتدشين فرع جديد لمنشأتك.

وعندما يتعلق الأمر بتجربة مطعم وضيف متسقة، فإن توحيد الإجراءات التشغيلية الخاصة بك هو المفتاح، فمن المهم أن تقضي الوقت في توثيق كل شيء، بدءًا من عمليات التوظيف وتحديد استراتيجيات وأساليب التعامل، مرورًا إلى خطط تدريب الموظفين، والوصفات المتضمنة، وقوائم المراجعة الخاصة بالتنظيف والصيانة، وكيفية إدارة شكاوى العملاء.

ويجب عليك إدراك أن الاتساق لا يعني عدم المرونة، ففي بعض الأحيان -وعلى سبيل الاستثناء- يتم طرح حلول فريدة وعمليات تشغيل خاصة تتناسب مع إحدى – أو مجموعة – من الفروع في منطقة محددة لتتلاءم مع احتياجات وتوجهات المقيمين والضيوف والمتعرضين لمطعمك من هذه المنطقة.

Odoo image and text block

٤- الرقابة

بالحديث عن إدارة العديد من المطاعم بما تمتلكه من أجواء تذوق وخدمات مختلفة، تصبح المهمة الرقابية أمرًا شاقًا، ولكن في جميع الأحوال لن تضطر إلى إعادة تطوير أسلوبك لإدارة الأعمال الخاصة بكل موقع جديد تفتحه، بل يمكنك الاعتماد على التكنولوجيا الحديثة وأفضل الممارسات المتبعة وأساليب التسويق الخاصة المؤثرة.

ولعل واحدة من الأمور التي يمكنها أن تسهل عليك مهامك الرقابية وقدرتك على متابعة عمليات التشغيل والمبيعات ومؤشرات الأرباح في فروع منشأتك المختلفة هي التقنيات التكنولوجيا المتنوعة، ،ولعل أهمها نظام الـ "POS" أو ما يعرف بنظام نقاط البيع الرقمية، التي سلف وأن تحدثنا عنها في مقالنا: " ٩ تقنيات تكنولوجية حديثة عليك امتلاكها لترتقي بمستوى الخدمة في مطعمك ".

حيث تختص بعمليات البيع وحركات الشراء داخل جميع الفروع الخاصة بعلامتك التجارية، وكذلك توفير فواتير وتقارير مفصلة عن جميع عمليات الشراء التي تمت عن طريق الضيوف، بالإضافة إلى أنه يتصل بالمخازن الخاصة بفروعك المختلفة ليحدد في وقت قصير الكميات المتبقية من المنتجات والخامات وكل التواريخ المتعلقة بها منذ دخولها للمخازن.

كما أن هذه التقنية تساهم في تدبير أمورك وتكاليفك المتعلقة بالعملاء، أسماءهم وأرقام هواتفهم، وكل تعاملاتهم السابقة مع المطعم، وتسمح لك في البحث داخل فواتيرهم السابقة، وخاصةً في حالة رغبة إدارة المطعم في طرح سياسة العروض والجوائز والهدايا للعملاء الموالين للعلامة التجارية، أو حتى مراقبة المرتجعات في الفروع المختلفة لمعرفة أهم المشاكل والسلبيات التي يواجهها العملاء مع منتجات وأصناف أو أطباق محددة، وهو الأمر الذي يدفع هذه التقنية -ووفق عمليات حسابية آلية متتالية – أن تعد لك تقارير واضحة ودقيقة لكافة المعاملات والحسابات الخاصة بك.

فهي تقنية تساعدك على متابعة الأداء العام في كافة فروعك، كما أنها تلبي كافة احتياجاتك التجارية وتشمل أنظمة المخازن وتعرف أطباقك ومنتجاتك وكذلك خاماتك التي تتعامل بها، و تبني لك قاعدة معلومات عن العملاء والموردين،وتساهم في توفير تقارير شاملة بكل هذه التحركات والعمليات، وتكشف لك عن الطلبات -أو الأطباق- الراكدة والأكثر مبيعًا والتي ساهمت في مضاعفة أرباحك وزيادة الإقبال على فروعك.

وبعيدًا عن المعاملات التجارية ومتابعة سير المعاملات بكفاءة مع موردي المنتجات لكافة فروع علامتك التجارية، تأتي أهمية الحديث عن الرقابة الشخصية منك كمدير عام أو مالك للعلامة التجارية وكذلك الرقابة من المتخصصين والفرق المعنية بهذا الأمر على مدى اهتمام الفروع باتباع إجراءات ومعايير الصحة والسلامة الغذائية في استلام وتخزين وإعداد وتقديم المنتجات الغذائية والأطباق والمشروبات لزبائنك، وتذكر دائمًا، عندما يتعلق الأمر برصد وإدارة الأداء بمثالية، فإن التكنولوجيا هي صديقك الأقوى.

Odoo image and text block

٥- إيجاد شبكة تواصل

ونقصد بالحديث هنا إيجاد علاقات تواصل قوية التماسك بين كافة الفرق -أو طواقم العمل- والإدارات الشاغلة للمستويات الوظيفية المختلفة في فروع مطعمك، ولكن هذا الأمر يتطلب في بادئ الأمر تعيين فريق عمل خاص يتحلى بالصفات والسمات العملية المثالية في مجال تقديم خدمات الأغذية والضيافة لزبائنك.

كما يتخلله بعض القرارات الإدارية الذكية الهادفة للتنشيط والارتقاء بمستوى الأعمال مثل نقل بعض الموظفين والمسؤولين المتمرسين والجديرين بالثقة إلى فروع المطعم الجديدة، كسفراء لعلامتك التجارية، أو إعداد دورات تدريب متطورة وأكثر تخصصًا لثقل مهارات وقدرات للفريق الذي تمتلكه حاليًا ومن ثم توزيعه على الفروع الجديدة لنقل هذه الأساليب والمهارات الجديدة المكتسبة.

فطاقم العمل لديك يجب أن يمتلك مجموعة من المهارات والصفات التي تأهله لتقديم أفضل أطباق أو خدمات للضيوف المقبلين على علامتك التجارية سواء على مستوى الطهاة في المطبخ: " ١٣ مهارة تفصلك عن التميز في الطبخ " أو على مستوى المضيفين في صالة الطعام: " خطوات وقواعد تساعد مضيف المطعم على تقديم أرقى مستويات الخدمة ".

لذا، يعد العثور على فريق إطلاق جيد أيضًا تحدٍ ليس سهلًا، وستكون مخيرًا بين الاعتماد على فريقك الحالي القادر على التعامل مع الضغط وأعداد المقبلين المتضاعفة وردود الفعل والرغبات المتغيرة، وفهم كيفية جعل رؤيتك ومطعمك حقيقة على أرض الواقع، وما بين العمل من جديد في سبيل تعيين فريق متكامل الأركان ومترابط الأهداف، ولكن في النهاية مازال بإمكانك التوجه إلى الشركات والهيئات المتخصصة في مجال تعيين أفراد وطواقم عمل متخصصة، لتتحمل تكلفة الوقت والجهد والمهارة في تعيين طاقم مثالي لمطعمك.

وحديثًا عن حلقات التواصل بين الفرق، يجب الحفاظ على إبقاء جميع خطوط الاتصال بين حلقات الهيكل الوظيفي مفتوحة، فإدارة العديد من المواقع تتطلب الكثير من الاتصالات المذيلة من طرفك؛ فبهذه الطريقة، يصبح للأشخاص الذين استعنت بهم المعلومات والأدوات والأفكار التي يحتاجونها -والمتعلقة برسالة علامتك التجارية- لاستثمار مهاراتهم وخبراتهم في العمل.

وحتى إذا كانت مطاعمك منتشرة جغرافيًا، فإن البقاء على اتصال بفرقك أصبح أمر سهل للغاية من خلال تقنيات المقابلات الحية المباشرة عن طريق الهاتف، أو ما يعرف بالإتصال المرئي، فالرؤية البصرية للمدير بشكل حي ومباشر هو أنسب خطوة لتحفيز الهمم ونقل الأفكار والتوجهات والآراء من آن لآخر حتى مع وجود البعد الجغرافي.

واعلم دائمًا أن التواصل المفتوح والصادق والمستمر بينك وبين فرق الإدارة وموظفيهم يخلق إحساسًا بالتماسك الذي يمثل قيمة جوهرية من وجهة النظر الربحية، كما تساعد على خلق بيئة وثقافة تعامل صحية في موقع العمل.

انتبه إلى الملاحظات التالية:

·    إذا كنت ترغب في فتح مطعم ثانٍ بمفهوم مختلف، ستحتاج إلى توفير الوقت والطاقة في تحديد التفاصيل التجارية والأنشطة المتعلقة به.

·    فتح مطاعم متعددة مهمة تتطلب دراسة متأنية للموقع والمفهوم والجماهير المستهدفة.

·    عندما تختار مكان تدشين مطعم ثانٍ، ستحاول العثور على مكان يزوره الجمهور بكثرة، بشكل يماثل مطعمك الأساسي، ولكن بعيدًا عن مطعمك الأول، وذلك لتجنب المنافسة فيما بينهما، فإذا فتحت موقعًا جديدًا في مدينة مختلفة، أنت تضمن بذلك ألا يكون هناك أي خطر في استنزاف مجموعة العملاء المواليين لك بطبيعة الحال، ولكن ما يجب أن يقلقك هو قدرتك على الحفاظ على اتساق وانتظام الإقبال على الفرعين، وهنا يكمن التحدي.

·    يمكن أن يكون الموقع الثاني فرصة في حد ذاتها لاستكشاف مفاهيم جديدة تطور أساليب التعامل في علامتك التجارية بشكل عام، وهذا يعني ضرورة الخضوع لتجربة خدمات أغذية وضيافة مختلفة من أطباق ومشروبات وديكور وأساليب تسويق وترويج وبيع المنتجات والخدمات، قد يكون الأمر ممتعًا، لكنه أيضًا يمثل تحديًا وأنت تعمل في سبيل خلق استقرار معدلات الأرباح.

·     إذا أصابتك مخاوف تدشين مطعمك في مدينة مختلفة وأصبحت المتغيرات المتعلقة بأسس التدشين المثالي تمثل عبء كبير على خططك، أو حتى إن كنت لا تمتلك المهارة والمعرفة الكافية بتدشين مطعم ثانٍ في مدينة مختلفة، يمكنك البدء بتدشين مطعم في نفس مدينتك الحالية، على أن يبقى بعيد قدر الإمكان عن مطعمك الأساسي حتى لا يؤثر على معدلات الإقبال الكبيرة والأرباح المرتفعة التي يحققها.

فهذا من سبيله تعزيز مكانتك في المدينة التي تتواجد فيها، كما يساعدك على تجميع أكبر قدر من الخبرات والمعلومات والاستراتيجيات المتعلقة بالتنظيم والاتساق في تشغيل أكثر من فرع متعلق بعلامتك التجارية، كما أنه يساهم في تجميع أكبر قدر من المعلومات عن الزبائن وتوجهاتهم وتعليقاتهم وأفكارهم حول الصورة الذهنية التي تطرحها بخدماتك المختلفة، فهي فرصة ملائمة لاستيعاب الاتجاهات المتغيرة، ولا تنسى أنها قد تقلل من قوة المنافسة مع علامتك التجارية في مدينتك الحالية.

·     استعد للتخلي عن بعض السيطرة، فقبل كل شيء تتطلب إدارة فروع المطعم المتعددة الاستعداد والقدرة على تفويض المسؤوليات والإداريات لفرق أقل في المرتبة الوظيفية ممن لديهم القدرة على تحمل المسؤولية والمساءلة وتحقيق فكرتك والارتقاء بعلامتك التجارية.

·    أن تصبح مديرًا ناجحًا لسلسلة مطاعم، فذلك يعني الانتقال من العمليات اليومية إلى مشكلات الصورة الكبيرة على مستوى العلامة التجارية، فلا تصبح مهتمًا فقط بالمبيعات في موقع واحد، ولكن فكر كذلك في كيفية تأثير مبيعاتك في جميع الفروع على استدامة واستمرارية علامتك التجارية.

·    حافظ على علاقات العمل مع نفس الموردين الموثوقين لقطع المعدات والمنتجات، وغالبًا ما يزود الموردين والمصنعين أصحاب المطاعم متعددة الوحدات -أو متعددة الفروع- بشروط أفضل مثل تحسين الكفاءة وخفض التكاليف؛ نظرًا لأنك تقدم للمورد قدرًا كبيرًا من الأعمال، فيمكنك فتح مفاوضات للحصول على أسعار أفضل وأوقات التسليم التي تناسب جدولك.

·    اهتم بالاطلاع على الإحصائيات وإنشاء تقارير لكل موقع في مكان واحد، فهو يوفر عليك الوقت ويجعل من السهل فهم واستيعاب مدى قوة الصورة الشاملة التي تكونها علامتك التجارية.

·    بينما تبحث عن وسيلة تحفيز مناسبة لموظفيك لمساعدتك في هذا المشروع الجديد، اسمح لهم بحل المشكلات أيضًا، حيث يمكن لفريقك أن يوفر لك نظرة ثاقبة حول كيفية تبسيط العمليات أو أن تصبح أكثر كفاءة، فالاستماع إلى اقتراحاتهم يعد أداة تحفيزية كبيرة.

·    يجب عليك التكيف مع الثقافات المختلفة أو المستويات الاجتماعية والاقتصادية من خلال التعلم عن العادات والممارسات التجارية المحلية في المناطق التي تدشن فيها فروعك الجديدة.

·    اهتم بإيجاد صفحة تواصل إلكترونية واحدة بين كافة الفروع الخاصة بمطعمك يتم إدراج فيها كافة تعليقات ومقترحات الضيوف والمقبلين عليك عبر كافة الوسائل الاتصالية الشخصية أو الإلكترونية حتى يتعين لكافة الفروع في كافة المناطق ملاحظتها وإدراكها وتداركها خلال فترات العمل.

في النهاية عليك إدراك أن الخطوة الأولى لفتح سلسلة مطاعم لعلامتك التجارية هي الخطوة اللاحقة لفتح مطعمك الأساسي، حيث يعتمد نمو وتوسيع تجارتك على اختيار المواقع المناسبة وبناء فريقك ووضع توقعات لتدفق أجواء التذوق باتساق ومثالية، وتقديم نماذج أغذية مثالية، وهو ما سيساهم في النهاية للانتقال بأعمالك في كافة الفروع إلى آفاق جديدة، كما عليك إدراك أن الأمر يحتاج إلى بعض الوقت حتى تحصد الإقبال المرجو من قبل المحيطين بالفروع الجديدة لمطعمك.

يمكنك الآن طلب مستلزمات المطعم والفندق عن طريق آي هوريكا

المنصة الأولي لطلب مستلزمات المطعم في المنطقة