تعتمد المطاعم على كفاءة وإنتاجية كل موظف، وتعمل لخلق تجربة تناول طعام سلسة لكل ضيف يجلس بها أو يطلب منها، فإن فريق العمل والموظفين في المطعم هم وجهة العمل ويعتبرون الوسيط بين العلامة التجارية والعالم.
ولأن صناعة المطاعم تعتبر بيئة سريعة الخطى، ومليئة بالمهام المتعددة التي تتطلب دقة عالية لأن نتائجها تظهر في الحال، فبمجرد الانتهاء من عمل وجبة ما سيقوم الضيف بتذوقها، فإما يبدي إعجابه بها إما لن يكرر التجربة، لذلك تحتاج إلى أفضل وأمهر العاملين الذين يمكنهم التعامل مع الضغوط اليومية لوظيفة صعبة من وظائف العمل في المطاعم .
ومن هنا يتم دراسة إنتاجية العاملين للتأكد من تحقيق أقصى استفادة من الطهاة والعاملين سواء كانوا مضيفين أو مندوبين توصيل أو مساعدين للطهاة وغيرها من الوظائف، ومحاولة رفع معدلات الإنتاجية خلال كل نوبة عمل التي بدورها تؤثر على حجم مبيعات المطعم .
كما تُظهر إنتاجية المطعم " Restaurant Productivity " مدى كفاءة مطعمك في تحويل المدخلات إلى إنتاج، أي تحويل ساعات العمل إلى أطباق طعام وخدمة للضيوف.
ويساعدك قياس وتتبع إنتاجية المطعم على تقييم كفاءة موظفيك والربحية الإجمالية، ونعرض لك أربعة طرق مختلفة يمكنك من خلالها قياس وحساب إنتاجية مطعمك، مع التوضيح أن لكل طريقة إيجابياتها وسلبياتها، لذلك يجد الخبراء أنه لا يُكتفى بطريقة واحدة بل على الإدارة دراسة أكثر من مقياس لاكتمال الصورة بوضوح، حتى يتم تقييم كافة الجوانب والعوامل المؤثر على عملية الإنتاج وأداء المطعم بمثالية.
طرق قياس مدى إنتاجية العاملين في المطاعم
الطريقة الأولى: حساب التغطية لكل ساعة عمل - Covers per labor hour
تتمثل إحدى طرق قياس إنتاجية مطعمك في تحديد عدد الأغطية التي يولدها لكل ساعة عمل، ويتم تعريف عدد الغلاف أو الغطاء " Cover " في المطعم على أنه عدد الأشخاص أو الضيوف الذين يتم خدمتهم خلال فترة زمنية معينة.
ولحساب الأغطية لكل ساعة عمل، ما عليك سوى قسمة العدد الإجمالي للأغطية لفترة معينة على العدد الإجمالي لساعات العمل لتلك الفترة الزمنية نفسها، من خلال المعادلة التالية:
التغطية لكل ساعة عمل = العدد الإجمالي للأغطية \ العدد الإجمالي لساعات العمل
Covers per Labor Hour = Total Number of Covers / Total Number of Labor Hours
فعلى سبيل المثال، لنفترض أن مطعمك يقدم ٣٠٠ غطاء في الأسبوع وعمل موظفوك مجموع ٥٠ ساعة خلال نفس الأسبوع، فعندها يمكن حساب الإنتاجية من خلال قسمة ٣٠٠ على ٥٠، وهو ما يساوي ٦، وهذا يعني أن مطعمك يولد ٦ أغطية في المتوسط (تخدم ٦ ضيوف) لكل ساعة عمل.
بشكل عام، يمكن أن تكون" الأغطية لكل ساعة عمل " أداة مفيدة لمراقبة إنتاجية مطعمك، وتوفير لمحة سريعة عن إنتاجية مطعمك، ولكن يجب استخدامها جنبًا إلى جنب مع المقاييس الأخرى للحصول على صورة أكثر اكتمالاً لعملك، لأنه مؤشرًا يقيم من خلال جانب واحد من عملية التشغيل، ولا يضع في الاعتبار عدة متغيرات مثل أسعار القائمة والمبيعات أو مستوى مهارة الطهاة وجودة الخدمة.
الطريقة الثانية: حساب تكلفة العمالة لكل تغطية - Labor cost per cover
يمكن قياس إنتاجية المطعم من خلال حساب تكلفة خدمة غطاء واحد، من حيث العمالة، وللقيام بذلك، يتم تقسيم إجمالي تكاليف العمالة الخاصة بالمطعم على إجمالي عدد التغطيات لفترة معينة، من خلال المعادلة التالية:
تكلفة العمالة لكل تغطية = إجمالي تكاليف العمالة \ إجمالي عدد التغطيات
Labor Cost per Cover = Total Labor Costs / Total Number of Covers
فعلى سبيل المثال، إذا كان إجمالي تكلفة العمالة / رواتب الموظفين في مطعمك ٥٠٠٠ جنيه خلال أسبوع معين، وقدم ٥٠٠ غطاء خلال نفس الأسبوع، وبذلك لحساب تكلفة العمل لكل تغطية، ستقسم ٥٠٠٠ جنيه على ٥٠٠ مما يمنحك ١٠ جنيهات، هذا يعني أن مطعمك يتكلف ١٠ جنيهات في المتوسط من تكاليف العمالة لخدمة غطاء واحد.
إن مقياس " تكلفة العمالة لكل غطاء" يعتبر مؤشرًا مفيدًا لتحليل كفاءة تكلفة عمليات التشغيل في مطعمك، وبناءً عليه يتم تعديل تكاليف العمالة وفقًا لذلك، كما تعد طريقة مفيدة أيضًا في تخطيط تسعير عناصر قائمة الطعام، لأنها تتيح مراعاة تكاليف العمالة عند تحديد سعر الطبق.
ولكن يُعيب تلك الطريقة أنها لا تأخذ جودة الخدمة المقدمة في الاعتبار، كما تفترض أن كافة الأطباق تتطلب نفس القدر من العمالة وهو ما قد لا يكون كذلك إذا اختلفت عناصر القائمة بشكل كبير في مستوى التعقيد والتحضير المطلوب لإعدادها.
الطريقة الثالثة: حساب المبيعات لكل ساعة عمل - Sales per labor hour
يساعد "مقياس المبيعات لكل ساعة " على قياس إنتاجية الموظفين ويساعد في تحديد مستويات التوظيف المناسبة، ويتم حسابه بقسمة إجمالي إيرادات المبيعات الناتجة على العدد الإجمالي لساعات العمل المخصصة لتوليد تلك الإيرادات، من خلال المعادلة التالية:
المبيعات لكل ساعة عمل = إجمالي إيرادات المبيعات \ إجمالي ساعات العمل
Sales per Labor Hour = Total Sales Revenue / Total Labor Hours
وعلى سبيل المثال، بافتراض أن المطعم يحقق إيرادات مبيعات بقيمة ٥٠ ألف جنيه لأسبوع معين، وعمل الموظفون مجموع ١٠٠٠ ساعة على مدار نفس الأسبوع.
وبذلك، ولحساب المبيعات لكل ساعة عمل، ستقسم ٥٠ ألف على ١٠٠٠، مما يمنحك ٥٠ جنيه لكل ساعة عمل. هذا يعني أنه في المتوسط، يدر مطعمك ٥٠ جنيه من عائدات المبيعات لكل ساعة عمل يقدمها الموظفين.
وفي معظم الحالات، لن تضطر إلى حساب هذا المقياس بنفسك، فإن أنظمة البيع " POS " قادرة على حساب هذا المؤشر بسهولة.
تعتبر المبيعات لكل ساعة عمل مقياسًا مفيدًا لتقييم إنتاجية الموظفين وتحديد مستويات التوظيف المناسبة، وغالبًا ما يتم أتمتة هذه الطريقة من خلال نظام نقاط البيع، مما يجعل من السهل تتبعها ومراقبتها بمرور الوقت.
ومن سلبيات تلك الطريقة هو افتراض أن جميع عائدات المبيعات مرتبطة مباشرة بساعات العمل، وهو ما قد لا يكون كذلك دائمًا، فقد تتأثر عائدات المبيعات بجهود التسويق وتسعير القائمة وما إلى ذلك، كما لا تأخذ هذه الطريقة اختلاف الإيرادات بناءً على نوع عناصر القائمة المقدمة في الحسبان.
الطريقة الرابعة: حساب النسبة المئوية لتكلفة العمالة - Labor cost percentage
توضح لك نسبة تكلفة العمالة مقدار إيرادات المطعم التي يتم إنفاقها على تكاليف العمالة، وعادة تكون متوسط نسبة تكلفة العمالة للمطاعم حوالي ٢٠-٣٠٪ من الإيرادات، فإذا كانت نسبة تكلفة العمالة في مطعمك تزيد عن ٣٠٪ هي علامة على أنك على الأرجح بحاجة إلى النظر في طرق مختلفة لتقليص تكاليف العمالة لتحسين الإنتاجية الإجمالية.
ويمكن حساب تلك النسبة من خلال قسمة إجمالي تكلفة العمالة على إجمالي الإيرادات التي حققها مطعمك في فترة معينة، ثم تضرب النتيجة في ١٠٠ من خلال المعادلة الاتية:
النسبة المئوية لتكلفة العمالة = ( إجمالي تكاليف العمالة \ إجمالي إيرادات المبيعات ) x ١٠٠
Labor Cost Percentage = ( Total Labor Costs / Total Sales Revenue ) x 100
وللتوضيح، لنفترض أن إجمالي تكاليف العمالة في مطعمك بلغ ١٠٠٠٠ جنيه لشهر معين وحقق إيرادات مبيعات بقيمة ٥٠٠٠٠ جنيه خلال نفس الشهر.، فعندئذ يتم حساب نسبة تكلفة العمل من خلال قسم ١٠٠٠٠ جنيه على ٥٠٠٠٠ جنيه، مما يمنحك 0.20 (أو ٢٠٪). هذا يعني أن تكاليف العمالة تشكل ٢٠٪ من إجمالي إيرادات مبيعات مطعمك.
العوامل المؤثرة على إنتاجية العاملين في المطاعم
وبعد شرح أساليب قياس مستوى إنتاجية المطعم ، ينبغي على مدير المطعم معرفة العوامل الأساسية التي تؤثر بشكل عام على إنتاجية العامل أو الشيف في المكان، وبالتالي يستطيع وضع خطة عمل تهدف إلى زيادة تلك المقاييس، كما سنوضح في هذا المقال كالتالي:
اختيار العاملين
تقديم برامج تدريبية للعاملين
الإشراف الإيجابي
تخطيط العمالة
رفع معنويات العاملين
الاحتفاظ بالعاملين
قائمة الطعام
الاستعانة بالأغذية الجاهزة
نوع المعدات وكفاءتها
مستوى الخدمة في المطعم
١- اختيار العاملين
إذا لم توظف الأشخاص المناسبين، فلن ينجح عمل مطعمك، إن الأمر بهذه البساطة حقًا، فإن موظفين المطعم من طهاة ومضيفين وغيرهم هم أحد أهم أصول المطعم، الذي ينبغي بذل الجهد الكافي لإيجادهم والمحافظة عليهم، فغالبًا يعتبر الموظف الكفء هو المورد الأكثر ندرة في صناعة المطاعم ، لذلك ينبغي أن يكون لديك استراتيجية لتحديد المرشحين الأكثر تأهيلاً قبل أن تبدأ عملية التوظيف.
يتطلب تطوير وتنفيذ استراتيجية التوظيف استثمارًا كبيرًا للوقت والطاقة، لكن تخطيها سيكلفك وقتًا كبيرًا على المدى الطويل من خلال دوران الموظفين المتكرر، وتجارب الضيوف السلبية، وعدم اتساق العلامة التجارية، لذا فإن اختيار العامل المناسب من البداية يعتبر أمر حيوي في تكوين قوى عاملة ذات إنتاجية عالية، ووضع العامل المناسب في المكان المناسب يبدأ مع تحديد وصف كل وظيفة لتكون على دراية بما الذي تبحث عنه.
ويقصد بوصف الوظيفة مجموعة من الواجبات والمهام التي يتعين على العامل أن يقوم بتنفيذها عند شغل وظيفة معينة، ومن ثم يجب تحديد مواصفات شاغل الوظيفة، أي تحديد مجموعة من الخصائص الشخصية والمؤهلات اللازمة لأداء الواجبات المتضمنة في بطاقة وصف وظيفة معينة، وبعدها يتم الاستعانة ببعض الوسائل لاختيار المرشح الأمثل للمنصب مثل:
المقابلات الشخصية
يجب أن تركز الأسئلة التي يتم طرحها في المقابلة الشخصية على المتقدم لشغل وظيفة معينة في المطعم على المهارات الوظيفية، حتى تكون مقابلة مجزية وتساعد في اتخاذ القرار.
فإن وضع قائمة مدروسة من الأسئلة المصممة لتحديد ما إذا كان المرشح يتوافق مع متطلبات المهنة أم لا، وتجهيز أسئلة تكشف عن تفاصيل تجربته المهنية سيقضي على المقابلات العشوائية ويحافظ على موضوعية العملية.
التحقق من مرجعيات خلفيات العامل
وهي عبارة عن نقاط عامة عن خلفيات العامل وتتضمن سجل الخطابات الرسمية وتواريخ الوظائف السابقة والمهام التي قام بها والمؤهلات التعليمية والتدريبات التي حصل عليها، فمن خلال سؤال كل مرشح عن ثلاث مراجع مهنية، ومن ثم سماع رأي اثنين منهم على الأقل قبل المضي في عملية التوظيف يمكن لإدارة المطعم التحقق من صدق العامل وتحديد مدى كفاءته وخبرته والتزامه في العمل.
اختبار قبل التوظيف
الاختبار قبل التوظيف من الطرق الشائعة لضمان تحسين الإنتاجية وعلى سبيل المثال في حالة توظيف أحد الشيفات يمكن القيام باختبار عملي في الطهي للتأكد من إتقان الشيف من المهارات الأساسية في المطبخ أو اختباره في إعداد أحد اطباق قائمة الطعام.
٢- تقديم برامج تدريبية للعاملين
بعد توضيح أهمية اختيار العامل الكفء من البداية، ينبغي إدراك أن مهما بلغت مهارة الطهاة والعاملين لديك، فمع الوقت وتكرار الأعمال اليومية، يقل الحافز وقد يفقد العامل بعض مهارته بسبب عدم تطويرها، لذلك يأتي دور التدريب.
فإن لكل من قياس مدى مهارة كل شيف أو موظف في المطعم في أداء وظيفته ومدى تدربه جيدًا بشكل مستمر التأثير الأكبر على إنتاجية المطعم ، ويرجع ذلك للأسباب التالية:
إن التدريب الفعال يحسن من رضا العامل عن العمل ويغرس فيه الإنجاز والولاء للمكان الذي يعمل فيه كما أن التدريب يقلل الارتباك ويقلل من حجم الفاقد في المنتجات وكذلك من حجم الإخفاقات، ويرفع من كفاءة العامل مما يحسن من سمعة المطعم.
إن الإشراف على القوى العاملة المدربة جيدًا يكون أيسر من الإشراف على العاملين غير المدربين، وإن العامل المدرب جيدًا يسبب إجهادًا ضئيلا لطاقم الإدارة ويرفع من فعاليتها من حيث إتمامه للعمل وحسن علاقاته الشخصية مع الآخرين.
أنظمة التدريب الفعالة وخاصة التدريب المتبادل للموظفين- أي تدريب الموظفين على أدوار مختلفة عن أدوارهم المعتادة - يُمكّن المطعم من العمل بأقل عدد من الموظفين، وكذلك يساعد في استمرار سير العمل أثناء غياب بعض أفراد الفريق.
ومع ذلك وبالرغم من وضوح أهمية التدريب خاصة في منشآت تقديم الأغذية والمشروبات إلا أنه ما زال هناك بعض إدارات المطاعم تتحجج بعدم وجود الوقت الكافي للتدريب.
وتشمل عملية التدريب عدة محاور: يبدأ أولها من توضيح نظام العمل في المنشأة للموظفين الجدد في أي قسم من أقسام المنشأة، ويقصد بنظام العمل؛ الإعداد الأساسي لخطة العمل وطرق قياس الإنجاز والهيكل الإداري وتحديد المسؤوليات الوظيفية وأيضا المبادئ الأساسية لتوجهات المنشأة ورؤيتها، إلى جانب متطلبات الصحة العامة والسلامة.
إلى جانب تعريف الموظف بكافة تفاصيل سياسات العمل داخل المطعم، ليكون على علم كافي بواجباته وحقوقه أثناء العمل، وتتضمن القائمة التالية بعض من التفاصيل التي يجب إدراجها في كتيب العمل المقدم للعاملين في المطعم عند استلام وظيفتهم الجديدة:
يوم استلام الراتب
التقييم الثانوي للأداء
فترة اختبار الصلاحية للوظيفة
النظام الخاص بتغيير الملابس
النظام الخاص بالمكالمات التليفونية
النظام الخاص بالتدخين
البدل النقدي للزي
النظام التأديبي للمخالفين
المساعدات التعليمية
جدول العمل
اجتماعات العمل الحتمية
نظام الانتقالات من وإلى مكان العمل
نظام وجبات العاملين
الدولاب المخصص للمتعلقات الشخصية والأمن
المهام البديلة المؤقتة
تصريحات الاستئذان من العمل
برنامج جزاءات التأخير
نظام الإجازات المرضية
نظام العطلات
نظام الإجازات الرسمية والإجازات مدفوعة الأجر
العمل الإضافي مدفوع الأجر
التأمينات
نظام التقاعد
إجراءات الأمان والطوارئ
الإجراءات الخاصة بالشكاوى
ومن ثم يبدأ برنامج تدريبي جيد التوجيه على واجبات الوظيفة، بغرض التأكيد على مهارات العمل اللازمة لأداء المهام الوظيفية وصقلها لتحقيق أهداف زيادة الإنتاجية، ويتضمن وضع أي برنامج للتدريب على واجبات وظيفة ما يلي:
تحديد كيفية أداء الواجب الوظيفي: فعندما تحدد الإدارة كيفية أداء واجب معين فإن طريقة التنفيذ يجب أن تكون جزءًا من البرنامج التدريبي ويجب الالتزام بها تمامًا إلا إذا كانت هناك طريقة أفضل يمكن عرضها على المتدربين
وإذا كانت الإدارة غير متمسكة بإلزام العاملين بإجراءات تشغيل قياسية موحدة فقد يختار العاملون الأداء بالأسلوب السهل بالنسبة لهم والذي قد لا يكون الأسلوب الأفضل للأداء أما إذا كانت الإدارة متمسكة بإلزام العاملين بإجراءات تشغيل قياسية موحدة يلتزم العاملون بالأسلوب الأفضل للأداء وإنتاج منتجات متطابقة مع مستويات خدمة متميزة بشكل هائل.
كما يجب تركيز المديرين أولًا على الأفراد الذين يؤدون بشكل سليم وليس على الذين يؤدون بشيء خطأ، فإن التعزيز الإيجابي والمدح ومنح المكافآت للمتميزين تعد أدوات جيدة في يد الإدارة.
خطة المحاضرات أو الجلسات التدريبية: فيجب أخذ الوقت اللازم لوضع خطة فعالة لجلسات أو محاضرات التدريب لكي يشعر العاملون بأن الادارة تأخذ عملية التدريب بجدية، ويجب أن يتضمن تخطيط جلسات التدريب ما يلي:
من يجب تدريبيه؟
من يجب أن يقوم بالتدريب؟
أين يجب أن يتم التدريب؟
ما هي مواعيد جلسات التدريب؟
ما هي الأدوات والمواد والوسائل المساعدة لعقد جلسات التدريب؟
ما مدة جلسة التدريب؟
كيف وأين يتم حفظ سجلات الحضور لكل جلسة تدريب؟
حضور المحاضرات أو الجلسات التدريبية: فالإدارة هي كل ما يتصل بالتعليم والتشجيع والتدريب لذا يجب على المدير أن يجد الوقت اللازم لتدريب العاملين، ولا يتحجج بعدم وجود وقت كافي لعمل برنامج تدريبي.
ويجب أن يحضر العاملون جلسات التدريب وهم يملؤهم الحماسة مع دعم الإدارة وتشجيعهم، فعلى الإدارة التأكيد على العاملين أنهم يحضرون التدريب ليس لأنهم " لا يعرفون " بل لأن الإدارة تريد منهم معرفة المزيد، هذا الفرق في أسلوب تقديم البرنامج التدريبي سيحدث تأثيرًا في معنويات الفريق.
ويمكن أن يكون المخطط الفعال من مختصر لكل جلسة تدريب كما يلي:
يتم اختيار العاملين بما يراد تعليمهم
تقديم الجلسة
إعادة التركيز على نقاط الرئيسية ومناقشة الأسباب وراء أهميتها
طرح أسئلة الحاضرين للتأكد من فهمهم لما تم طرحه في الجلسة من موضوعات
تقييم المحاضرات أو الجلسات التدريبية: إن حضور جلسة تدريب ليس كافي للتعلم فإن التدريب يجب أن يؤدي إلى تغيير في السلوك وتحقيق الهدف الرئيسي من التدريب، فإما أن يُحسن العامل مهاراته أو معلوماته أو معارفه أو يكتسب الجديد وإما فإنه لا يكون قد تعلم، لذا ينبغي تقييم أداء العامل بعد الانتهاء من البرنامج التدريبي سواء بواسطة ملاحظة سلوك العامل أو عمل اختبار تحريري.
إعادة تدريب بعد فترة مناسبة: حيث أن العاملين المدربين جيدًا على سياسات واجراءات عملية معينة بحاجة الى تذكيرهم بشكل متواصل وتجديد تدريبهم إذا أردت أن يظل مستوى مهاراتهم مرتفعًا، فإن البشر ينسون بطبيعة الحال.
٣- الإشراف الإيجابي
الإشراف يجب أن يكون بمثابة تقديم العون والمساعدة إلى العاملين ليقدموا أفضل ما لديهم وليس فقط تحديد العيوب ونقاط الخلل.
فإن أولئك العاملون الذين يشعرون أن رئيسهم مصدر عون ونفع لهم في روتين العمل اليومي تتحسن إنتاجاتهم بشكل ملحوظ، على عكس المشرفون الذين يرون منصبهم فقط مصدر للسلطة وفرض المهام، حيث أن مديري الخدمات الغذائية يجب أن يكونوا متواجدين في وسط العاملين وفي قاعات الطعام أثناء فترات تقديم الوجبات.
فعندما يرى العاملون إلتزام الإدارة بخدمة العملاء وأنها متواجدة لمساعدة العاملين في تقديم الخدمة بالجودة المنشودة تتحسن إنتاجياتهم، لذا فإن التزام طاقم الإشراف بمساعدة العاملين يعود بالنفع على الضيوف ومن ثم يعود بالنفع على العملية كلها.
٤- تخطيط العمالة
بالرغم من وجود العاملين الذين يتميزون بمستوى عالي من الإنتاجية في المطعم ، فان سوء تخطيط العمالة يمكن أن يؤدي إلى معدلات إنتاجية منخفضة.
فإن تخطيط العمالة بكفاءة يضمن تواجد العدد الصحيح من العاملين لأداء القدر اللازم من العمل فإذا تمت المبالغة في زيادة هذا العدد سوف تتناقص معدلات الإنتاجية كما أن تقليل هذا العدد سيؤثر على خدمة العملاء بشكل ملحوظ والتقصير في الخدمة الضرورية.
ولأن حجم العمل في عمليات الخدمات الغذائية يحدث دومًا على شكل قمم ومنخفضات، تواجه الخدمات الغذائية غالبًا مشكلة توفير العدد المناسب من العاملين لأداء طلبات الضيوف.
كما يستخدم أسلوب وردية العمل المجزأة من خلال تخصيص بعض العاملين للعمل في الورديات حسب الزيادة أو انخفاض حجم طلبات الضيوف لتحسين كفاءة التخطيط للعمالة.
٥- رفع معنويات العاملين
إن كفاءة الموظف ترتبط بنسبة كبيرة بحالة النفسية والمزاجية، ولذلك يتوجب على الإدارة التركيز على ارتفاع الروح المعنوية للعاملين وخلق بيئة عمل مريحة للموظفين في المطعم، فهناك مقولة شهيرة تقول " Happy Workers, Happy Eating "، وهو ما يعني أن سعادة الموظف لها تأثير عظيم على جودة الخدمة وعلى تشكيل انطباع زبائن المطعم.
ولا شيء يحسن الروح المعنوية مثل التعويض الجيد عن ساعات العمل الشاقة، سواء من خلال زيادة الحد الأدنى للأجور، أو إعطاء إيماءات شكر صغيرة للعمال المجتهدين أو إجراء مسابقات بين الموظفين ومنح الفائزين جوائز بسيطة.
كما يراعى تجنب زيادة الإرهاق الذي يصيب الطهاة مما يؤثر على تركيزهم وأدائهم في المطبخ، بل يجب أن تقوم الإدارة والمشاركين في عملية الخدمة الغذائية تحديد فترات استراحة للعاملين، فلا يمكن للطهاة أداء العمل بنفس السرعة لثمانية ساعات متواصلة ولابد من فترات استراحة للراحة البدنية والمعنوية من العمل.
كما يجب تكرار فترات الاستراحة لزيادة الإنتاجية ورفع معنويات العاملين، فإن العاملين الذين يأخذون فترات استراحة قصيرة ومتكررة يكون الدافع لزيادة الإنتاجية لديهم أكثر من غيرهم.
٦- التركيز على الاحتفاظ بالعاملين
وفقًا لدراسة حديثة، أفاد ٤٦٪ من مديري المطاعم أن تعيين الموظفين والاحتفاظ بهم هو التحدي الرئيسي في هذا المجال، هذا يعني أن الاحتفاظ بالموظفين يجب أن يكون أولوية قصوى.
فكلما قل الوقت الذي تقضيه في توظيف وتدريب موظفين جدد، زاد تركيزك على مهام الإدارة الأخرى، وسيؤدي الاحتفاظ بالموظفين أيضًا إلى تقليل التكاليف والسماح للعملاء بالتعرف على الموظفين والراحة معهم، مما قد يؤدي إلى ولاء العملاء.
وترتبط القدرة على الاحتفاظ بالعاملين بتقليل معدل الدوران " Turn Over "، حيث يعد معدل دوران العمالة مرتفعًا في بعض الأقسام أو القطاعات من صناعة الضيافة.
ويمكن قياس معدل دوران العمالة في مطعمك باستخدام هذه المعادلة :
معدل دوران العمالة = عدد العاملين خارج قوة العمل \ عدد العاملين داخل قوة العمل
حيث يشير عدد العاملين خارج قوة العمل إلى العاملين الذين يتركون العمل أو تنتهي المنشأة من عقودهم، أي أنهم انفصلوا بشكل ما عن العملية وساروا خارجها
ويشير العاملين داخل قوى العمل إلى متوسط عدد العاملين الذين تم تشغيلهم في العملية خلال عام واحد، ويتم حساب ذلك عبر جمع عدد العاملين في بداية العام إلى عدد العاملين في نهاية العام وقسم الناتج على اثنين
على سبيل المثال، إذا كان لديك في عملية خدمة غذائية ٥٠ عامل وقمت في العام الماضي بإحلال ٣٥ عاملًا جديدًا محل الذين تركوا العمل فحينئذ يكون معدل دوران العمارة لديك هو ٣٥ \ ٥٠ = ( 0.7 أو ٧٠٪ )
وهنا نوضح الفرق بين الانفصال الاختياري مقارنة بالانفصال القسري، حيث يعني الانفصال الاختياري أن العامل هو الذي اتخذ بنفسه قرار ترك العمل في المنشأة، بينما يعني الانفصال القسري أن إدارة المنشاة هي التي طلبت من العامل ترك المنشأة
وتشير الزيادة الكبيرة في معدل دوران العمالة الاختياري إلى أن الأجور منخفضة بحيث لا يمكن أن تغري العاملين الأكفاء بالبقاء، بينما تشير الزيادة الكبيرة في معدل دوران العمالة القسري إلى أن الأساليب المتبعة في اختيار العاملين المتقدمين للعمل تحتاج إلى مراجعة وربما للتعديل.
معدل دوران العمالة الاختياري = عدد العاملين الذين تركوا العمل اختياريًا \ عدد العاملين داخل قوة العمل
معدل دوران العمالة القسري = عدد العاملين الذين تركوا العمل قسريًا \ عدد العاملين داخل قوة العمل
٧- قائمة الطعام
يمكن أن يكون لعدد العناصر الموجودة في قائمتك ومدى تعقيدها تأثيرًا كبيرًا على عدد الوجبات التي يمكن أن يقدمها المطعم فعليًا في غضون ساعة أو يوم.
فإن وجود قائمة كبيرة بها عناصر أكثر تعقيدًا للتحضير ولديها أوقات تحضير أطول سيقلل من عدد الوجبات التي يمكن تقديمها لكل ساعة عمل ، ومن ناحية أخرى، ستسمح القائمة البسيطة بخدمة عدد أكبر من العملاء في الساعة، مما يحسن من إنتاجية مطعمك.
فإن نوعية الأصناف التي يتم اختيارها لتقديمها ضمن قائمة الطعام تؤثر على قدرة العاملين من حيث السرعة والكفاءة بالإنتاج فكلما تعددت وتنوعت الأصناف المطلوبة من المطبخ التي تقدم فكلما قلت كفاءة المطبخ والعاملين به.
وفي ذات الوقت إذا لم تقدم الإدارة اختيارات كافية للضيوف فسيقل حجم المبيعات بشكل ملحوظ، لذلك يظهر السؤال: "ما هو العدد الأمثل للأصناف وما هي أنواع الأصناف التي يجب تقديمها؟" وتتوقف الإجابة بشكل جوهري على مستوى مهارة العاملين في المطبخ، ومدى توافر المعدات في المطبخ.
كما أنه في قوائم الطعام، كلماارتفعت عدد الأصناف كلما زادت التكلفة بصورة كبيرة، فالأمر غير متعلق فقط بتكلفة الخامات بل بجميع مراحل عمليات خدمات الغذائية مثل مرحلة المشتريات، وتخزين البضائع، والإعداد الأولي للمواد الغذائية، ومن ثم مرحلة الخدمة والتقديم.
لذلك يجب أن يوجد في كل منشأة للخدمات الغذائية نظام للعمليات يقوم على أساس تكاليف العناصر أو المراحل المتضمنة في عملية التشغيل للوصول إلى مراقبة التكاليف بشكل صحيح والاستخدام الكفء الفعال للعاملين والمرافق.
ومن المهم أن تكون أصناف قائمة مختارة بواسطة الإدارة هي أصناف يمكن إعدادها بكفاءة بشكل جيد والالتزام بها يؤدي الى زيادة معدلات الإنتاجية وزيادة رضا الضيوف.
وهنا ينبغي الانتباه إلى أن تخطيط المطبخ ينبغي أن يتوافق مع طبيعة قائمة الطعام حتى لا يعيق عملية الإنتاج ويحد من إنتاجية الطهاة ، فيجب وضع جميع مناطق التخزين وأسطح العمل اللازمة لإعداد عنصر ما بالقرب من بعضها البعض، بحيث يتم تصميم المطبخ بتسلسل خطوات الإعداد، حتى لا تزيد من حركة العاملين داخل المطبخ واستغلال مساحات العمل بشكل جيد يخدم سير العمل في المطعم.
٨- الاستعانة بالأغذية الجاهزة مقارنة بالإعداد الكامل
يندر أن تجد اليوم مدير عمليات في خدمة غذائية يعتمد في العمل على الإعداد الكامل لأصناف الطعام دون الاستعانة بالأغذية الجاهزة.
وتعد الفواكه المعلبة والأطعمة البحرية المجمدة والفطائر سابقة الإعداد مجرد عدد بسيط من الأمثلة للأغذية التي لا يمكن تقديمها للضيوف اعتمادًا على الإعداد الكامل بل يتم تسليمها إلى باب المنشأة جاهزة للاستخدام.
وبعض الأغذية الجاهزة يمكن تعديلها بواسطة مدير العمليات لإنتاج أصناف جديدة متميزة ويمكن أن يحدث هذا بإضافة بعض المكونات الخاصة طبقًا للوصفة القياسية بهدف إبداع صنف يتم تقديمة فقط بواسطة هذه المنشأة.
ويتوقف قرار المفاضلة بين الصنع أو الشراء على عاملين أساسيين، هما جودة المنتج، وتكلفة المنتج
جودة المنتج
إذا كان يمكن صنع منتج ضمن العملية بجودة تتفوق على جودة أي المنتج مثيل يمكن شرائه فيكون القرار هو" صنع المنتج " ومع ذلك يجب إعطاء اهتمام خاص لضمان الحفاظ على تطابق هذه الجودة في جميع الأوقات.
تكلفة المنتج
إذا كانت تكلفة صنع المنتج داخل المنشأة تكلفة كبيرة، فإن المراقبة الفعالة للتكاليف ستمنع ذلك وتوصي بالشراء.
وقد صار توجه اليوم في الغرب في صناعة الأغذية الجاهزة هو المزيد من الجودة مع خفض الأسعار بفضل التقدم التقني والمعدات تزايد المنافسة الشرسة بين كبار الموردين في مجال الأغذية الجاهزة
ومع ذلك يجب مراعاة الوقت المستهلك وتكلفة العمالة وحجم الفائض ومدى تطابق جودة المنتج النهائي عند اتخاذ قرار المفاضلة بين صنع المنتج في المنشاة أو شراءه كمنتج جاهز
ويجب أن تتخذ الإدارة قرار الصنع أو الشراء غالبًا بالتشاور مع طاقم الإنتاج في المطبخ، ومع ذلك فمن المهم ملاحظة أن هذه القرارات تؤثر على تكاليف الطعام والعمالة
وعند اتخاذ قرار بالصنع داخل المنشأة لا يمكن لأحد بوجه عام أن يحقق وفرًا في تكاليف الطعام دون بروز زيادة في تكاليف العمالة وعلى النقيض عند اتخاذ القرار بالشراء فإن الزيادة في تكاليف الطعام يمكن أن يقابلها انخفاض في تكاليف العمالة.
وبوجه عام يزداد معدل الإنتاجية في العملية عند اختيار شراء أصناف معينة مقارنة بالإعداد الكامل لهذه الأصناف هذا فضلًا عن الأصناف التي لا يمكن إنتاجها داخل المنشأة نتيجة عدم وجود مهارات متخصصة كما في حالة بعض منتجات الخبز أو بعض منتجات الصوصات أو عدم توافر معدات وأدوات خاصة تحقق الوفرة كما في حالة البطاطس الفرنسية المقلية
في حالات كثيرة يحقق شراء الأغذية الجاهزة وفرًا ملموسًا في التكاليف الإجمالية عن طريق تقليل تكاليف العمالة وزيادة إنتاجية العاملين ، ومع ذلك ينبغي الحرص على عدم الوقوع في فخ تفضيل شراء المزيد من منتجات الأغذية الجاهزة دون تخفيض ملموس في تكاليف ومصاريف العمالة فإن حدوث ذلك معناه زيادة في تكاليف الطعام وزيادة في تكاليف العمالة مما يؤدي الأمر الى انخفاض معدلات الإنتاجية بصورة ملحوظة.
٩- نوع المعدات وكفاءتها
عمليات الخدمات الغذائية من العمليات التي تعتمد على العمالة بشكل كبير ولا تتطلب معدات كثيفة ومع ذلك ففي بعض الحالات يؤدي وجود المعدات الحديثة إلى تيسير العمل في المطبخ كما هو الحال مع قطاعات الشرائح والمفارم والخلاطات، ويعد تفهم الإدارة لأهمية تزويد مكان العمل بالمعدات الحديثة عاملًا حاسمًا في تحسين الإنتاجية
ويجب أن تطرح الإدارة على نفسها السؤال التالي: "هل أزيد العاملين بالمعدات المناسبة لأداء العمل بفاعلية؟" ويجب التركيز هنا على كلمتي المناسبة و" الفعالية " لأن لو كان ارتفاع المعدة مثلًا غير مناسب أو تم وضع المعدة في مكان غير مناسب، فلن يتم استخدام المعدة بفاعلية.
وبالمثل إذا تم تزويد مكان العمل بالمعدة المناسبة ولكن العاملين لم يتدربوا تدريبًا مناسبًا عليها فلن يتم استخدام المعدات بفعالية، ويجب أن تتم صيانة المعدات بشكل صحيح إذا كان هناك اتجاه لمساءلة العاملين عن معدلات الإنتاجية أو المكاسب المتحققة من وجود تلك المعدات وتزويد العاملين بالمعدات والأدوات اللازمة لأداء العمل بسرعة وفعالية، وهو التزام يقع على جانب الإدارة.
١٠- مستوى الخدمة في المطعم
إن معدل إنتاجية المطعم يعتمد على نوع الخدمة التي يقدمها المطعم، فعلى سبيل المثال مطاعم الـ " فاين داينج " تقدم عدد وجبات أقل في ساعة العمل الواحدة مقارنة بمطاعم الوجبات السريعة، نظرًا لطبيعة المفهوم الذي يتبناه المطعم، لذا فمع اختلاف مستويات الخدمة وأساليبها تختلف معدلات الإنتاجية للعاملين.
وفي الماضي كان مديرو الخدمات الغذائية يركزون بشدة على سرعة الخدمة فقط، ولكن بينما لا يزال هذا أمرًا مهمًا حتى اليوم إلا أن بعض المطاعم يرون أن الضيوف يتوقعون وينشدون مستويات أعلى من الخدمة أكثر من ذي قبل.
تعرف على كل جديد في مجال الطهاة والمطاعم والفنادق من خلال آي هوريكا
المنصة المتخصصة للطهاة ومجال الأغذية والضيافة