كيف تصمم نظام توريد منتجات مثالي لمطعمك؟
دليلك نحو الإدارة المثالية في مجال المطاعم والفنادق
2 August, 2021 by
كيف تصمم نظام توريد منتجات مثالي لمطعمك؟
iHoreca Blog Team

يعد اختيار مورد المواد الغذائية و السلع التجارية " Foodservice Distributor " المثالي في قطاع المطاعم والفنادق ومشروعات الـ " كاترينج " وعربات الطعام الخاصة أحد الخطوات الجوهرية المؤثرة المتخذة في سبيل تقديم الأغذية والمشروبات وخدمات الضيافة المميزة وذات الجودة الراقية، والتي تصنع الاستقرار والازدهار المرغوبين من قبل ملاك ومديري المطاعم، كما أنها تحقق هدف مضاعفة هامش الربح بمرور الوقت، ويتحقق ذلك بمقدار ما يتوفر في هذا المورد من مواصفات وسمات أساسية محددة لصلاحية وكفاءة الخدمات التي يقدمها. 

وعندما نتطرق بالحديث عن مورد وعندما يتعلق الأمر بسلسلة التوريدات المعنية بالخدمات والمواد والعناصر والمنتجات الغذائية الخاصة بمطعمك، فلا يوجد مجال للتجربة والخطأ، فقد يتسبب خطأ بسيط في حدوث أزمات كثيرة في سلسلة التوريد؛ مما يتسبب في حدوث خسارة في الإيرادات أو إهدار للسلع والمكونات والمنتجات الغذائية، ويمكن أن يلحق الضرر على نطاق واسع بالعلامة التجارية أو تفقد العملاء والضيوف الدائمين والمخلصين لمطعمك أو مشروعك الغذائي، وفي أسوأ الأحوال، قد يتعرض المستهلكين لخطر الإصابة بالأمراض المنقولة عبر الغذاء.


" يعتمد نجاح أي مطعم على سلسلة التوريد التي ينشئها لتزويد مطبخه بالمكونات والمستلزمات الضرورية، 

وخاصة مع التقدم السريع للتكنولوجيا، وتغير طرق إدارة وتدوير المخزون بشكل فعال وسريع "

 آي هوريكا بلوج

وفي الآونة الأخيرة، أصبحت التحديات أكبر بالنسبة لصناعة نظام توريد مواد ومنتجات أغذية لمطعمك، حيث أصبح يطالب ضيوف المطاعم بتقديم وصفات وأطباق طازجة، إلى جانب مضاعفة التوجه نحو تجربة نكهات وأساليب تقديم مبتكرة ومختلفة وكذلك مميزة، مما ينتج عنه تنوع أكبر في القائمة. 


مما يؤدي إلى عدم القدرة على التنبؤ باحتمالات التوريد في نفس الوقت الذي يتصاعد فيه الضغط لتحقيق قدر أكبر من الاتساق؛ لتلبية معايير الجودة، ومتطلبات سلامة الأغذية، ويمكنك أن تضيف إلى ذلك الاضطرابات المناخية المستمرة وتقلب أسعار السلع الأساسية، وتذبذب الضغط على سلسلة إمداد الخدمات الغذائية من آن لآخر، وذلك بالحديث عن الفترة الراهنة المعنية بتفشي فيروس كورونا المستجد حول العالم وتأثيره على معدلات الإقبال والاعتماد على الأغذية وخدمات الضيافة التي تقدمها المطاعم والفنادق.

وعند الحديث عن سلسلة التوريد بشكل عام أو الـ " Supply Chain " فإننا نشير بذلك إلى العملية الكاملة لصنع السلع والمنتجات التجارية وبيعها عبر المصانع، مرورًا بمرحلة توريد المواد والمنتجات - أو توزيعها - عبر الموردين، وانتهاءً بمرحلة الاستلام والتخزين في المطاعم والفنادق، وتعد إدارة سلاسل التوريد بنجاح أمرًا ضروريًا لأي شركة تأمل في المنافسة واكتساب ثقة المطاعم والفنادق والمشروعات المتواجدة في هذا القطاع والمعنية بتقديم الأغذية وخدمات الضيافة.

بينما عند الحديث عن سلسلة التوريد المتعلقة بالمطعم أو الفنادق فيمكننا التعبير عنها بأنها عملية تنشئ بموجبها المطاعم علاقة مع الموردين والموزعين لإنتاج عناصر القائمة وتلبية طلبات العملاء والضيوف والمقبلين، ويمكن أن يشمل ذلك شراء أي شيء من الأغذية والمشروبات والمناديل والأكواب البلاستيكية وغير ذلك، حيث تعتمد صناعة الأغذية والمشروبات على العلاقات التي يتم إنشاؤها مع البائعين لأن حدوث خلل واحد في نظام إدارة السلسلة قد يؤدي إلى عدم قدرة المطاعم على خدمة عملائها بشكل مناسب.

ومع ذلك، يمكن أن تكون كل التحديات والمعوقات المذكورة سابقًا بمثابة دروس رائعة لتحسين سلسلة التوريد وشبكة اللوجستيات والموزعين المتعلقة بك، ومساعدتك على تحديد واختيار مورد مواد الغذاء الأمثل لك ولمتطلبات مطعمك، وفيما يلي مجموعة من النصائح والتوصيات التي يجب وضعها في الحسبان عند بناء منظومة التوريد الخاصة بخدمات الأغذية والضيافة التي تقدمها:


·   سلامة الأغذية وإمكانية تتبعها، فيجب أن يكون هذا أحد أكبر مجالات التركيز لملاك المطاعم ومديري المخازن عند التعامل مع الموردين، حيث يجب التأكد من امتلاكه لنظام إدارة جودة مطبق بفعالية، حيث تحتاج المؤسسات الكبيرة والصغيرة إلى حماية علاماتها التجارية.

·   الاهتمام بتوظيف واستخدام البرمجيات المعنية بجدولة الموظفين عبر الإنترنت وتوزيع مهامهم وتحديد أدوارهم ومراقبة نتائجهم بشكل آني ومباشر، مما يجعل من مهام تخطيط ساعات ومناوبات العمل أمرًا سلسًا وسهلًا ومنتجًا.

·   وكمطعم، يعد تقديم الطعام الآمن للاستهلاك أمر في غاية الأهمية، وبالتالي، إذا كان هناك تفشي يتعلق بالأغذية النيئة التي تتلقاها، فمن المهم أن تتمكن المطاعم من تتبع مكان حدوث التفشي، ويمكن لشركات الأغذية والمشروبات التي تستخدم أنظمة طلب المخزون الآلية تتبع مثل هذه المعلومات بسهولة إلى جانب جميع طلبات الشراء رقميًا، وهو ما يشير إلى أهمية النقطتين السابقتين معًا.

·   في حالة حدوث اضطرابات في سلسلة التوريد الأساسية الخاصة بالمطعم، يجب التوجه فورًا نحو البحث عن موردي الطوارئ، وإن كان لا بد من تحديده بشكل مسبق ووجوده في خطتك الطارئة الموضوعة قيد الاستعداد للتنفيذ أثناء مثل هذه المواقف.

فلا يمكن للمطعم أن يأمل في البقاء عائمًا بدون مورديه، وهذا هو السبب في أن الإدارة الناجحة لسلسلة التوريد تبدأ بموردي مطعمك واستراتيجية التوريد الخاصة بك، لذلك من الضروري أن تنمي علاقاتك مع الموردين الرئيسيين لديك، ولكن أيضًا أن توسع استراتيجيتك لإنشاء علاقات مع الموردين الجدد والموردين التكميليين.

أي أنه لا يمكنك السماح لسلسلة التوريد الخاصة بك بالمعاناة لمجرد أن أحد مورديك غير قادر على تسليم البضائع في الوقت المناسب، أو إذا نفدت البضائع تمامًا، وهذا هو السبب في أنك بحاجة إلى وجود مورد احتياطي جاهز لتحمل عبء العمل.


كما أنه عندما تُنشئ اتصالات مع الموردين التكميليين، فأنت بذلك تمهد الطريق بفعالية لتحقيق نمو مستقر وفعال في المستقبل، فعندما يبدأ نشاطك التجاري في المطاعم في النمو، وعندما تبدأ في منح حق الامتياز في جميع أنحاء البلاد، سترتفع مطالبك بالتبعية، لذلك ستحتاج إلى وجود المزيد من الموردين بشكل استراتيجي في مدن وولايات مختلفة قادرين على توفير كل امتياز ودعم لنموك والحفاظ على استقرارك وتنافسك.

·   مراقبة التغيرات في حجم الطلب والعمل على إثرها، حيث تتمثل فائدة الاعتماد على نظام تتبع سلسلة التوريد الرقمي في تقديمه لرؤى تؤدي في النهاية إلى اتخاذ إجراءات تصحيح وتدوير وإدارة فعالة، فيجب أن تكون الإدارة الرقمية لشبكة الموردين الخاصة بالمطعم قادرة على اكتشاف التغيرات في الطلب، وتصحيح أي عمليات توريد مستقبلية، والتنسيق مع الموردين بشأن إعادة توريد أو تغيير أو تخزين المنتجات بشكل مناسب، كما يجب أن يتم كل ذلك في الوقت الفعلي كاستجابة مباشرة للتغيرات في طلب العملاء.

·   تحسين التكاليف المتعلقة بالنقل والمخزون من خلال التحول إلى توزيع المنتجات حسب الطلب بدلاً من التوزيع الثابت وفقًا لجدول زمني محدد، مما يؤدي إلى زيادة كفاءة العمل في هذه المنظومة.

·   إدارة العروض الترويجية الخاصة بالمطعم بمهارة ودقة، حيث تحتاج المطاعم التي تقدم عروضًا ترويجية لعملائها وضيوفها إلى التأكد من عدم نفاد إمداداتها الحالية إذا كان العرض الترويجي ناجحًا، وبالتالي، يجب أن تكون الإدارة على يقين من أن نقص المنتجات لن يحدث، وذلك عن طريق التحقق من نظام إدارة الجودة لمعرفة مخزون توزيع الموردين.

·   قبل تقديم أي عرض ترويجي، تحتاج المطاعم إلى معرفة ما إذا كان الطلب سيكون موجودًا وأن توقعات التنبؤ الدقيقة موجودة، حيث يساعد ضمان دقة طلبات العملاء ونماذج التنبؤ على منع الهدر وسيوفر للمطعم رأس المال الثمين الذي يتم إنفاقه على المخزون الفائض.


·   مراقبة مستويات المخزون والتأكد من أن الطلبات يتم وضعها قبل نفاد المخزون مع منع الإفراط في التخزين عبر استخدام الأنظمة والتقنيات التكنولوجية المناسبة، كما يمكن أيضًا برمجة هذه الأنظمة لتقديم الطلبات تلقائيًا لتوفير التكاليف المتعلقة بالعمالة، كما يمكن أن تقوم هذه الأنظمة بتتبع مستويات المكونات والمواد الغذائية والسلع التجارية المخزنة، وتنبيه الإدارة بشكل دائم عندما تصل عناصر معينة إلى مراحل تتطلب إعادة ترتيبها وتنظيمها.

وفائدة أخرى لاستخدام برامج التجديد للحفاظ على المستويات المثلى لجميع المخزون هو تقليل هدر الطعام، فلا يضر الإفراط في إهدار الطعام في المطاعم بالبيئة فحسب، بل يضر أيضًا بميزانية المنشأة، فيمكن أن يشير الهدر إلى الإنفاق المفرط على المخزون والتنبؤ غير الدقيق بالطلب.

·   صمم قائمة طعام مطعمك على نحو لا يسمح بنفاذ المكونات أبدًا، فإذا كنت تعمل في مجال المطاعم لأي فترة من الوقت، فمن المحتمل أنك قد سمعت عن التحدي المتعلق بهندسة وتصميم قائمة الطعام القياسية، حيث لا يقتصر إنشاء قائمة طعام على مفهوم مطعمك وهوية علامتك التجارية فقط، أو حتى ما قد تعتقد أن زبائنك سيرغبون فيه، بل تتعلق أيضًا بالربحية، والتي يراها البعض كركيزة أساسية لهندسة القائمة.

وإذا كنت ترغب في تحسين سلسلة التوريد الخاصة بك، فعليك تصميم قائمتك من خلال تحديد المكونات الضرورية لكل طبق، مما يتيح لك طلبها بكميات كبيرة بسعر مخفض على سبيل المثال، كما أنه يسمح لك بالتنبؤ بحصيلة الأموال المدفوعة، والأهم من ذلك أنه سيسمح لك بتحديد الربحية الإجمالية لقائمتك، وسيؤدي ذلك إلى القضاء على فكرة التجربة والخطأ المكلفين للغاية، وسيجعل إدارة سلسلة التوريد أكثر كفاءة وفعالية.

·   من المهم أكثر من أي وقت مضى أن تستشعر الطلب على منتجات ومكونات وأطباق معينة حتى تتمكن من تحسين سلسلة التوريد الخاصة بك لتقليل الهدر المالي، وتأكد من الاستفادة من البيانات والتقارير التي تم إنشاؤها بواسطة برنامج إدارة المخزون وأدوات نقاط البيع الخاصة بك لاستشعار الطلب على أنواع مختلفة من السلع وحتى الطلب على علامتك التجارية، حيث يسمح لك ذلك بتكييف استراتيجياتك بسرعة والاحتفاظ بمميزاتك التنافسية في السوق.


·   وبشكل عام يجب عليك في النهاية التأكد دائمًا من أن شخصية المورد – أو الهيئة والمنظمة - للمواد الغذائية والسلع التجارية لمطعمك أو مشروعك الغذائي الخاص تتجسد فيها الصفات التالية:

o  التواصل الودود والمستمر والفعال مع المطعم أو الفندق، وذلك في سبيل بناء علاقة قوية دائمة غير مذبذبة

o  تقديم أجود وأحدث خيارات المستلزمات الضرورية للمطاعم، وذلك للتوافق مع تغير وتطور احتياجات ومتطلبات السوق والعملاء والضيوف.

o  اتباع إجراءات الصحة والسلامة الغذائية في عمليتي التخزين والتوريد، والتي تعد أحد أهم وأخطر المؤشرات لاستمرار العلاقة مع الـ " Food Supplier ".

o  الانتشار الجغرافي المتميز عبر مناطق تواجد المطاعم والفنادق، ومواقع التزاحم البشري والتواجد السكني لتقديم أنسب وأفضل الأغذية الطازجة وخدمات الضيافة المريحة.

o  السرعة في الاستجابة والتوريد والتسليم للمطاعم والفنادق، فهو مؤشر هام لدرجة الثقة التي يمكنك وضعها للمورد.

o  الالتزام بمعياري الكم والوقت المتفق عليهما في توريد المنتجات والسلع، فلا مجال للخطأ في توفير متطلبات مخزون المطعم لأنها تؤثر على مقدرة تلبية احتياجات الضيوف.

o  تنوع وتعدد المنتجات وسلع المواد الغذائية التي يوفرها المورد، لأنها ستسمح لك بتقديم مختلف الأفكار والوصفات عبر خدماتك الغذائية دون قيود أو جهود في محاولة البحث عن مورد بديل.

o  المرونة في توفير كافة المستلزمات المطلوبة بمختلف أحجامها، فقد يتطلب الأمر منك في بعض الأحيان كمدير للمخزون أو مالك للمطعم طلب بعض التوريدات البسيطة التي يعقبها توريدات كبيرة، لذا يجب أن يقع اختيارك على مورد يمكنه توفير الطلبين بسهولة وسلاسة دون معوقات او تحديات.

ما صفات مورد المنتجات المثالي لمطعمك؟

o  توظيف أحدث الصيحات والتقنيات المتبعة عالميًا في مجال توريد المواد الغذائية، وذلك تزامنًا مع تطور خدمات الأغذية والضيافة في هذا القطاع وما يتخلله من أنظمة تقنية.

o  الوضوح والدقة والالتزام فيما يتعلق بمتطلبات عقود التوريد المبرمة بين الطرفين والتي يجب أن يلتزم بها الجهة الموردة، فالهدف دائمًا أن تجد موردًا يرغب في بناء علاقة دائمة ومخلصة معك، وهذا لن يحدث دون التزام وثقة متبادلة بين الطرفين.

o  تقديم خدمة عملاء مميزة وفعالة ودائمة التوافر عبر وسائل الاتصال المختلفة، فأينما بحثت عن المورد تمكنت من إيجاده، وكيفما رغبت في التواصل معه استطعت ذلك عبر كافة أدوات وأنظمة وأساليب التواصل التقليدية منها والمتطورة.

قم بشراء مستلزمات المطاعم والفنادق أونلاين بسهولة وسرعة من خلال آي هوريكا

 المنصة المتكاملة لطلب المستلزمات الغذائية وغير الغذائية